CONDITIONS GÉNÉRALES D'ABM Business Support

1. Mission 

La mission d’ABM Business Support consiste à fournir un Service de Support Administratif aux Entrepreneurs, Indépendants, TPE, PME, Profession Libérale. Ce service peut être ponctuel ou récurrent selon la demande et consiste en un ou plusieurs des éléments suivants :

 

1.1. Organisation Espace de travail

RANGEMENT BUREAU : Triage des papiers/documents, Vide-bureau, Archivage, Classement  

STRUCTURE ESPACE DE TRAVAIL : Réflexion et amélioration de la disposition du mobilier, Installation des espaces de rangement et matériel de classement, des équipements

ORGANISATION CLASSEMENTS : Optimisation de la gestion de la paperasse quotidienne, des documents entrants/sortants, Classement du courrier, des factures, des devis, des rappels, Rangement des fardes, des livres, des documents...

MISE EN PLACE NOUVEAUX PROCESSUS DE TRAVAIL : Discipline pour gérer les tâches quotidiennes, et qui peuvent rendre votre espace de travail accueillant et agréable pour travailler... 

1.2. Support Opérationnel

CRÉATION PRÉSENTATIONS : Pour présenter la société/l’entreprise ; les Produits/Services ; les Equipes ; les résultats (enquêtes, sondages, études, recherches, prospections …) ; les chiffres d’affaires ; les statistiques 

ORGANISATION ÉVÉNEMENTS : repas de fin d'année ; journée Incentive ; Team building ; fête du personnel ; Saint-Nicolas pour les enfants du personnel… 

INTERNET : Recherche de Données chiffrées ; Services similaires à votre activité ; Coordonnées de clients potentiels ; Comparatif de produits ; Partenaires, Sous-traitants, Fournisseurs…

SITE INTERNET : Mise à jour de site Jimdo (Ajout d’article sur le blog, Annonce, Promo, modification, ajout onglets…)

FACTURATION ET SUPPORT COMPTABILITÉ : Suivi des paiements (échéances) et gestion des impayés ; Préparation et suivi des notes de frais, notes de crédit ; Contrôle des factures de vos prestataires, de vos sous-traitants, de vos fournisseurs ; Paiements et classements des factures entrantes et sortantes ; Préparation comptabilité trimestrielle en vue de la déclaration de TVA (intermédiaire entre vous et le comptable) ; Préparations des documents douaniers 

RÉDACTION, MISE EN PAGE ET SUIVI ADMINISTRATIF : Lettres, mails, Factures, Devis, Offres de prix, Contrats, Bons de commande, bons de livraison, Fichiers, Fiches signalétiques)

ENCODAGE ET MISE À JOUR : Remplacer les manuscrits, scan, PDF par version informatique ; Bases de Données clients, fournisseurs, partenaires ; Tableaux de bords, plannings chantiers, travaux à réaliser 

DIVERS : Analyse des chiffres entrants et sortants ; Gestion de KPI's (ou ICP : Indicateur Clé de Performance) ; Gestion des Nomenclatures et Gammes Opératoires ; Mise en conformité sécurité de travail, ONSS, assurance, gestion du personnel ; Suivi commandes matières premières des Sous-Traitants, des fournisseurs ; Suivi des pointages du personnel, calcul Heures Supplémentaires 

1.3. Coup de pouce ponctuel  

SURCROÎT DE TRAVAIL : secrétaire absente, employé en arrêt maladie, assistance de direction en repos de maternité, associé en congé…

SITUATION DE CRISE (redressement fiscal, restructuration…) : Préparer les divers documents, Contacter les divers intervenants,

Rassembler les preuves, les justificatifs et organiser les documents requis 

 

Le Client reconnait expressément que les prestations énumérées ci-dessus le sont à titre strictement indicatif et que les tâches de support administratif qui seront effectivement prestées par ABM Business Support seront déterminées en fonction des besoins du Client et du nombre d’heures commandées par le Client.

 

2. Acceptation 

En confiant et/ou en confirmant à ABM Business Support la prestation de service, le client reconnait qu’il a pris connaissance, qu’il a bien compris et qu’il a accepté les présentes conditions générales de prestations de service, à l’exclusion de toutes autres, quand bien même elles auraient été communiquées ultérieurement. Ces présentes conditions générales remplacent tout accord antérieur. Sauf accord contraire et sans préjudice du contrat de prestation de service, elles constituent l'intégralité des accords concernant les termes de notre engagement.

 

3. Objet 

Toutes les prestations de service confiées à ABM Business Support, feront l’objet d’un contrat de prestation de service entre les deux parties. Ledit contrat de prestation sera accompagné des présentes conditions générales. Toutes demandes complémentaires de la part du Client feront l’objet d’un avenant au contrat de prestation de service. 

 

4. Disponibilité 

ABM Business Support effectue ses prestations dans ses propres locaux. 

Moyennant un accord préalable des 2 parties, les prestations pourront être réalisées, dans les locaux du Client. Ce dernier devra alors prendre en charge le temps passé en déplacement suivant le tarif horaire contractuel ainsi que les frais de déplacement et mettre à sa disposition un local et tous les outils et moyens nécessaires à la bonne exécution de la mission. 

 

5. Tarifs 

5.1. ABM Business Support propose 2 formules de tarification : Taux horaire de 50,00€/heure HTVA ou des Pack Crédits d’heures comme détaillé dans le contrat de prestation de service. Le taux horaire et le tarif des Packs Crédits d’heures sont applicables du 01 Juillet 2018 au 30 Juin 2019 et pourront faire l’objet d’une indexation et donc être révisés annuellement. Ces tarifs sont soumis à la TVA de 21 %. 

 

Pack Heures Tarif HTVA 

 

  • Pack 4 heures 195,00 € 
  • Pack 10 heures 450,00 €
  • Pack 25 heures 1.095,00 €

La durée de validité d’un pack est de maximum 12 mois et prend cours à la signature du contrat de prestation de service. ABM Business Support établit les factures mensuelles avec le nombre d’heures consommées et le solde d’heures à consommer avant l’échéance de validité du pack. Une fois le crédit d’heures épuisé ou la durée de validité du pack expirée, une facture finale est établie. Les heures non consommées par le Client durant la durée de validité du pack ne sont ni remboursables, ni reportables, ni réutilisables pour quelque motif que ce soit.

 

5.2. Modalités de règlement 

  • Toute facture est payable au comptant dès réception.
  • Sur demande : possibilité d'un acompte de 50% pour le Package 25 heures. Le solde sera facturé à la 12ème heure.

Toute réclamation relative à une facture devra être transmise par courrier recommandé avec accusé de réception, au siège social de ABM Business Support, huit jours calendrier après sa réception. A défaut, le Client ne pourra plus contester cette facture.

 

5.3. Intérêts et pénalités de retard  

Toute facture impayée à l’échéance sera majorée, de plein droit et sans mise en demeure, d’une indemnité forfaitaire de 15% du montant resté impayé à titre de dommages et intérêts, sans toutefois être inférieure à un montant de 75,00 €. En outre, toute défaut de paiement à l’échéance entraîne de plein droit et sans mise en demeure préalable des intérêts de retard au taux déterminé à l’article 5 de la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales. Tous rappels de paiement seront facturés à 25,00 € pour couvrir les frais administratifs liés aux retards de paiement. 

 

6. Engagement du prestataire, exécution des prestations 

ABM Business Support s’engage à prendre les dispositions nécessaires (savoir-faire, outils de travail, de communication, d’informatique et autres) afin d’accomplir les travaux de support administratifs confiés par le Client. Toutefois, ABM Business Support ne s’oblige qu’à une obligation de moyen et non de résultat dans le cadre des supports administratifs fournis.

 

7. Tacite reconduction 

Le contrat de prestation de service est conclu pour une durée 12 mois maximum, renouvelable par tacite reconduction. 

 

8. Obligation de confidentialité 

ABM Business Support est tenu à une clause de confidentialité vis-à-vis du Client, et est tenu de ne pas divulguer tous les éléments émanant du Client pendant et après l’exécution des prestations. Cette clause lie ses éventuels salariés et ses sous-traitants. Toutefois, ABM Business Support ne saurait être tenu pour responsable d’aucune divulgation si les éléments divulgués étaient dans le domaine public à la date de divulgation, ou s’il en avait connaissance, ou les obtenait de tiers par des moyens légitimes. 

 

9. Responsabilité 

La responsabilité de ABM Business Support n’est engagée qu’en cas de dol ou de faute lourde de sa part. Dans ce dernier cas, sa responsabilité se limite à la réparation des seuls dommages prévisibles, directs, personnels et certains que le client a subi, à l’exclusion de la réparation de tous dommages indirects ou immatériels, à un montant n’excédant pas 50% du montant total du Pack. 

 

10. Résiliation 

Tout manquement de l’une ou de l’autre des parties aux obligations qui lui incombe, conformément au contrat de prestation de service et aux présentes conditions générales, entraînera la résiliation de plein droit du contrat qui lie les parties, sept jours après mise en demeure d’exécuter, par lettre recommandé avec accusé de réception, demeurée sans effet, sans préjudice de tous dommages et intérêts. 

 

Le Client a le droit de résilier unilatéralement le contrat de prestation de service de type « Pack », durant la durée de validité du pack, sans devoir en justifier la raison, moyennant un préavis notifié* par lettre recommandée à ABM Business Support. Le préavis débutant le premier jour du mois suivant celui de l’envoi.

 

(*) Pack de 4 à 10 heures : préavis de 7 jours

Pack de 25 : préavis de 15 jours

 

En cas de résiliation unilatérale du Client ou en cas de résiliation unilatérale à ses torts et griefs, celui-ci devra à ABM Business Support une indemnité forfaitaire équivalente à 50% des sommes que ABM Business Support aurait pu encore lui facturer si le contrat avait été poursuivi jusqu’à son terme.

 

11. Indisponibilité temporaire ou de longue durée

En cas de maladie ou d’indisponibilité temporaire, ABM Business Support pourra suspendre l’exécution de ses obligations. En pareil cas, la durée de validité du Pack sera augmentée de la durée d’indisponibilité d’ABM Business Support. En cas de maladie ou d’indisponibilité de longue durée, pour quelque motif que ce soit, ABM Business Support pourra résilier unilatéralement le contrat de prestation de service sans être redevable d’une quelconque indemnité, moyennant un préavis préalable de 15 jours. En pareil cas, ABM Business Support établira une facture de clôture reprenant les prestations effectuées jusqu’à la fin du préavis.

 

12. Loi applicable, juridiction compétente 

Le contrat de prestation est soumis à la loi belge. Tout litige susceptible de s’élever entre les parties, à propos de l’exécution ou de l’interprétation du présent contrat, sera de la compétence des tribunaux du siège de ABM Business Support.  Les parties privilégieront le recours à la médiation comme mode de règlement de leurs litiges. 

 

13. Divers

En cas de caducité ou de nullité de tout ou partie d’une ou de plusieurs des dispositions du contrat de prestation de service ou des présentes conditions générales, une autre clause semblable et valide, ayant dans la mesure du possible la même portée que ladite clause frappée de nullité, sera réputée y incluse.

 

14. Identification et notification 

ABM Business Support est la dénomination commerciale utilisée par Mme Anne-Bénédicte Mouchart dans le cadre de ses prestations de services de support administratif, celle-ci est inscrite à la BCE sous le numéro 0649.739.652 et le siège social est établi Rue Charles Jaucot n°15, B-5032 CORROY-LE-CHÂTEAU. Sans préjudice des autres dispositions des présentes conditions générales, toute réclamation ou communication dans le cadre du contrat de prestation de service doit se faire exclusivement à cette adresse et par copie à l’adresse email info@abm-businessupport.be.