3 astuces pour organiser votre bureau


Pour organiser votre bureau, commencez par le ranger, classer et trier vos papiers ensuite instaurer une routine pour qu’il demeure propre.


Ranger votre bureau

Ne gardez que l’indispensable pour travailler, à savoir juste le pc, la souris, le clavier, une lampe & l’urgence à faire.

  • Dégagez un maximum le superflu : jetez les papiers inutiles, les feuilles de brouillon, les prospectus et publicités qui ont atterris sur votre bureau
  • Rassemblez tous les documents restants, c'est-à-dire ce qu’il y a à garder impérativement en 1 seule pile, commençons par 1 pile pour le moment.
  • Rassemblez les Bics, les stylos, les fournitures de bureau (agrafeuse, perforatrice, papier collant etc…) hors du bureau.

Bonne pratique : utiliser un bloc tiroir placé à côté ou en-dessous du bureau où vous mettrez :

  • Tiroir du haut : les fournitures de bureau
  • Tiroir du milieu : les feuilles pour l’imprimante
  • Tiroir du bas : les fardes chemises, fardes papiers, pochettes...

On devrait voir la couleur de la table, maintenant ;o)

CLASSER, TRIER VOS PAPIERS

Je ne trouve pas trop mal l’idée des bacs à courrier que j’ai installé à côté de mon bureau, à portée de main.

J’ai donc un bloc de 3 bacs :  FACTURE, À TRAITER, À CLASSER

  • Le bac FACTURE 

==> Vous séparez le privé et le professionnel : Pour cela, je vous recommande de les mettre dans des fardes chemises transparentes. Une appelée PRIVE et l’autre PRO. 

o Dans la farde PRIVÉ, vous y mettez toutes les factures relatives : 

• Maison : loyer, eau, gaz, électricité, cadastre…

• Enfant : crèche, école, garderie, stage, sport…

Assurance : auto, maison, famille, vacance…

• Santé : soins, frais hôpital, remboursement mutuelle…

• …

o Dans la farde PRO, vous y mettez toutes les factures relatives : 

• Téléphonie : GSM, internet…

• Fournisseur : fournitures bureau, matériel…

• Marketing : publicité, carte de visite...

• Formation – Coaching - Séminaire - Conférence - Réseautage…

• …

==> Avantage :  

Toutes les factures sont rassemblées au même endroit, je ne dois plus les chercher ;o)

Classez-les par ordre d’échéance que vous mettrez au fluo, la plus courte en 1er, vous la verrez de suite.

 

  • Le bac À TRAITER

==> Vous y mettez tous les documents qui demandent une action de votre part avant d’être classés : 

  • Notes à mettre au propre, Dossier à suivre, Rappel client, Rapport à rédiger, Publication-Article à publier…
  • Autre en fonction de votre activité…
  • Le bac À CLASSER 

==> Vous y mettez tous les documents qui peuvent être classés après avoir été traités auparavant.

PASSER A L’ACTION

  • Facture

==> Une fois/semaine :

Vous prenez TOUTES vos factures et vous effectuez TOUS vos paiements. Vous avez la possibilité, de nos jours, d’effectuer un paiement avec une date mémo. Profitez-en ! (petit conseil : notez dessus le jour où vous avez effectué le paiement et la date mémo)

==> Avantage : 

  • Ça vous libère l’esprit car vous savez qu’elles ont été traitées en temps et en heure (grâce à la date mémo).
  • Vous n’ouvrez qu’une seule fois par semaine votre programme bancaire pour effectuer vos virements.
  • Une fois ces factures honorées  => Placez-les dans le bac suivant.
  • A faire

==> Tous les jours :

Là, vous faites ce qu'il y a à faire : Vous traitez les dossiers, vous effectuez vos (r)appels, vous rédigez vos rapports/vos notes/vos publications/vos articles…en fonction de vos priorités pré-établies.

==> Avantage : 

  • Vous ne cherchez plus par quoi commencer...tout est là, rassemblé !
  • Vous ne perdez pas de temps à chercher vos documents avant de vous mettre au travail. Tout est là ! 
  • Une fois ces tâches réalisées => Placez les documents, dossiers dans le bac suivant.
  • A classer

==> 1 fois/mois

Vous prenez le temps de classer vos dossiers, vos papiers, vos comptes-rendus, vos PV de réunion dans :

  • Les dossiers
  • Les armoires, les étagères
  • Les classeurs, les fardes…

 

 

Voilà, j’espère vraiment de tout cœur que ces 3 astuces vous ont été utiles et surtout que vous les mettrez en pratique dans un avenir proche ! 

 

Et vous, avez-vous des petits trucs et astuces à nous partager ? N'hésitez pas à nous les laisser en commentaire ou à partager ces astuces.

 

 

Bonne journée !

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Commentaires: 2
  • #1

    Mercedes (vendredi, 22 septembre 2017 16:01)

    Très intéressant ! Merci beaucoup pour cet article !

  • #2

    ABM Business Support (vendredi, 22 septembre 2017 16:09)

    @Mercedes : merci beaucoup pour ce retour !